ยกระดับงานการเงินของธุรกิจการค้าด้วย ERP พร้อมใช้งานจริงภายใน 1 เดือน

ในธุรกิจการค้า งานการเงินมักเกี่ยวข้องกับธุรกรรมจำนวนมาก การใช้หลายสกุลเงิน และการกระทบยอดที่ซับซ้อน ระบบการเงินที่เชื่อถือได้และมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความสามารถในการแข่งขันและความคล่องตัวของธุรกิจ

ลูกค้าธุรกิจการค้ารายหนึ่งของเราเผชิญกับความท้าทายในการดำเนินงานที่เพิ่มขึ้นตามการเติบโตของธุรกิจ เพื่อรองรับการขยายตัวและเพิ่มประสิทธิภาพงานการเงิน ทีมงานของเราได้นำระบบ Odoo มาใช้งาน และสามารถเปิดใช้งานจริงได้สำเร็จภายในเวลาเพียง 1 เดือน 

ความท้าทายก่อนเริ่มโครงการ
​

ก่อนนำระบบมาใช้งาน ลูกค้าพบข้อจำกัดหลายประการของระบบเดิม ได้แก่

• ไม่รองรับธุรกรรมหลายสกุลเงิน ทำให้ต้องปรับปรุงรายการด้วยตนเองนอกระบบ
• การบริหารและหักกลบยอดลูกหนี้–เจ้าหนี้ทำได้ยาก ส่งผลให้ยอดคงค้างไม่ชัดเจน
• การกระทบยอดธนาคารใช้เวลาและแรงงานมาก เนื่องจากมีธุรกรรมจำนวนมาก

ข้อจำกัดเหล่านี้เพิ่มภาระงานที่ต้องทำด้วยตนเองให้กับทีมการเงิน และทำให้กระบวนการปิดบัญชีประจำเดือนล่าช้า

แนวทางแก้ไขของเรา​

ในฐานะที่ปรึกษา ทีมงานของเรามุ่งเน้นการส่งมอบโซลูชันที่ใช้งานได้จริงและสอดคล้องกับการดำเนินธุรกิจ พร้อมดำเนินโครงการให้แล้วเสร็จภายในระยะเวลาอันสั้น

แนวทางดำเนินงานหลักประกอบด้วย
​

• เปิดใช้งานฟังก์ชันหลายสกุลเงิน เพื่อรองรับธุรกรรมระหว่างประเทศและการจัดทำรายงานภายในระบบเดียว​
• วางกระบวนการหักกลบยอดลูกหนี้–เจ้าหนี้ (AR/AP Offset) โดยใช้ฟังก์ชันการกระทบยอดของ Odoo เพื่อให้การบริหารลูกหนี้และเจ้าหนี้ง่ายขึ้น
• ใช้ฟังก์ชันการกระทบยอดธนาคาร เพื่อประมวลผลและจับคู่ธุรกรรมจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• วางแผนการติดตั้งและนำระบบไปใช้งานโดยมุ่งเน้นขอบเขตงานที่จำเป็น เพื่อให้สามารถเปิดใช้งานจริงได้ภายใน 1 เดือน

การดำเนินงานที่ดีขึ้นหลังจากเราเข้าไปแก้ปัญหา
​

​หลังจากการติดตั้งระบบของเรา งานการเงินของลูกค้ามีระบบระเบียบและบริหารจัดการได้ง่ายขึ้น งานบัญชีหลักที่เดิมต้องดำเนินการผ่านหลายขั้นตอนและหลายเครื่องมือ ถูกเชื่อมโยงให้เป็นกระบวนการเดียวตั้งแต่ต้นจนจบ

การปรับปรุงการดำเนินงานที่สำคัญ ได้แก่​

• กำหนดกระบวนการจัดการลูกหนี้ เจ้าหนี้ และการกระทบยอดให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งทีม ​team
• ลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองด้วยกระบวนการทำงานผ่านระบบ
• กำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละกระบวนการได้ชัดเจนขึ้น และช่วยให้ทีมการเงินประสานงานกันได้ดีขึ้น
• บันทึกและจัดการธุรกรรมประจำวันได้อย่างสม่ำเสมอตามแนวทางเดียวกัน

การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และวางรากฐานที่มั่นคงสำหรับการบริหารการเงินอย่างยั่งยืน

ผลลัพธ์ที่ได้รับ

จากการปรับปรุงกระบวนการทำงาน ลูกค้าได้รับประโยชน์ทางธุรกิจอย่างเป็นรูปธรรมภายในเวลาไม่นานหลังเปิดใช้งานจริง ได้แก่

• ปิดบัญชีสิ้นงวดได้เร็วขึ้น พร้อมลดปัญหาการกระทบยอด
• เห็นยอดลูกหนี้และเจ้าหนี้คงค้างได้ชัดเจนขึ้น
• เพิ่มความถูกต้องของข้อมูลและความพร้อมสำหรับการตรวจสอบบัญชี
• ทีมการเงินปรับตัวและเริ่มใช้งานระบบใหม่ได้อย่างราบรื่นภายในระยะเวลาอันสั้น

​กรณีศึกษานี้แสดงให้เห็นว่า การนำระบบ ERP มาใช้งานด้วยการวางแผนที่ดีและการดำเนินโครงการอย่างมีประสิทธิภาพสามารถสร้างคุณค่าให้ธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว ด้วยการใช้ฟังก์ชันมาตรฐานของ Odoo และปรับให้สอดคล้องกับกระบวนการทางธุรกิจ ลูกค้าสามารถควบคุมงานการเงินได้ดีขึ้น ลดภาระงานที่ต้องทำด้วยตนเอง และเปิดใช้งานระบบจริงได้ภายในเวลาเพียง 1 เดือน