การนำระบบ ERP มาใช้ในสภาพแวดล้อมด้านการดูแลสุขภาพไม่ใช่เพียงแค่การติดตั้งซอฟต์แวร์เท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการสร้างโครงสร้างพื้นฐานการดำเนินงานที่เชื่อถือได้ ซึ่งสามารถสนับสนุนการจัดซื้อ การเคลื่อนย้ายสินค้าคงคลัง การบัญชี การดำเนินงานหลายหน่วยงาน และการรวมระบบกับระบบคลินิกในอนาคต
V Group Consulting and Solutions ได้สนับสนุนหนึ่งในโรงพยาบาลใหญ่ในกรุงเทพฯ ตะวันออกในการดำเนินการระบบ ERP สำหรับการขยายตัวของการดำเนินงานด้านสุขภาพ โครงการนี้มุ่งเน้นไปที่การสร้างแพลตฟอร์มการดำเนินงานมาตรฐานสำหรับการจัดซื้อ การรับสินค้า การจัดการสินค้าคงคลัง และการบัญชี โดยสนับสนุนหน่วยงานย่อย 4 หน่วยภายในระบบเดียว และเตรียมพื้นฐานสำหรับการรวมระบบกับระบบ HIS ที่มีอยู่ของโรงพยาบาลในอนาคต
พื้นหลังของโครงการ
เมื่อกลุ่มโรงพยาบาลยังคงขยายการดำเนินงานด้านการดูแลสุขภาพ ลูกค้าจึงต้องการระบบ ERP ที่สามารถรองรับหน่วยงานลูกค้าหลายแห่งภายใต้โครงสร้างระบบศูนย์กลางเดียว
ขอบเขตธุรกิจหลักที่ครอบคลุม:
- กระบวนการจัดซื้อ
- กระบวนการรับสินค้า
- การบริหารจัดการสินค้าคงคลัง
- กระบวนการทางบัญชี
- การบริหารจัดการ 4 บริษัทในเครือภายใต้ระบบเดียว
- การเตรียมความพร้อมสำหรับเชื่อมต่อกับระบบ HIS ที่มีอยู่เดิม
เนื่องจากเป็นการวางระบบใหม่ โครงการนี้จึงไม่ได้มุ่งเน้นเพียงการรองรับธุรกรรมประจำวัน แต่ยังเป็นการวางรากฐาน ERP ที่มีโครงสร้างชัดเจน เพื่อสนับสนุนการควบคุมการดำเนินงาน ความถูกต้องสอดคล้องของข้อมูล และการขยายระบบในอนาคต
ความท้าทายของโครงการ
สำหรับธุรกิจโรงพยาบาล ความพร้อมของระบบและความต่อเนื่องในการดำเนินงานเป็นสิ่งสำคัญ ระบบ ERP จึงต้องสามารถนำไปใช้งานได้ภายในระยะเวลาที่เหมาะสม พร้อมรองรับการควบคุมกระบวนการจัดซื้อ คลังสินค้า บัญชี และการดำเนินงานหลายบริษัท
ความท้าทายหลักของโครงการ ได้แก่
- การติดตั้งและตั้งค่าระบบ ERP ใหม่สำหรับหลายบริษัทในเครือ
- การเชื่อมโยงกระบวนการจัดซื้อ รับสินค้า คลังสินค้า และบัญชีให้ทำงานร่วมกัน
- การรองรับ 4 บริษัทภายใต้ระบบเดียว โดยยังสามารถแยกการดำเนินงานและตรวจสอบข้อมูลได้อย่างเหมาะสม
- การเตรียมข้อมูลหลัก (Master Data) และข้อมูลสำหรับการดำเนินงาน
- การสนับสนุนผู้ใช้งานในการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบใหม่
- การใช้ฟังก์ชันมาตรฐานในระยะแรก พร้อมเตรียมความพร้อมสำหรับเชื่อมต่อระบบ HIS ในระยะถัดไป
แทนที่จะปรับแต่งระบบทั้งหมดตั้งแต่ต้น โครงการจึงต้องรักษาสมดุลระหว่างการเริ่มใช้งานอย่างรวดเร็ว การควบคุมขอบเขตงาน การรองรับการดำเนินงานจริง และการเตรียมพร้อมสำหรับพัฒนาระบบเพิ่มเติมในอนาคต
แนวทางการดำเนินโครงการ
เพื่อให้สามารถวางระบบได้อย่างรวดเร็วและเหมาะสมกับการใช้งานจริง V Group Consulting & Solutions เลือกใช้ฟังก์ชันมาตรฐานของ Odoo เป็นพื้นฐานหลักสำหรับโครงการระยะแรก
แนวทางนี้ช่วยให้ทีมงานมุ่งเน้นกระบวนการธุรกิจที่จำเป็น ลดความซับซ้อนที่ไม่จำเป็น และช่วยให้ลูกค้าสามารถเริ่มใช้งานระบบได้ภายในระยะเวลาที่สั้นลง
แนวทางการดำเนินงานประกอบด้วย
- ทำความเข้าใจรูปแบบการดำเนินงานเป้าหมายของกลุ่มโรงพยาบาลและบริษัทในเครือ
- ทบทวนกระบวนการจัดซื้อ รับสินค้า คลังสินค้า และบัญชี
- ตั้งค่าฟังก์ชันมาตรฐานของ Odoo ให้สอดคล้องกับกระบวนการธุรกิจที่ตกลงร่วมกัน
- ออกแบบโครงสร้างระบบให้รองรับ 4 บริษัทภายใต้ ERP เดียวกัน
- เตรียมโครงสร้างระบบสำหรับข้อมูลหลัก ธุรกรรม และการตั้งค่าทางบัญชี
- สนับสนุนการเตรียมข้อมูลและความพร้อมของผู้ใช้งาน
- จัดอบรมและสาธิตขั้นตอนการใช้งานระบบ
- สนับสนุนการ Go-Live และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น
- เตรียมแนวทางสำหรับโครงการระยะที่ 2 ซึ่งจะเชื่อมต่อกับระบบ HIS เดิม
โครงการแบ่งการดำเนินงานเป็นระยะ โดยระยะที่ 1 มุ่งเน้นการเปิดใช้งาน ERP มาตรฐาน ส่วนระยะที่ 2 จะดำเนินการเชื่อมต่อระบบและปรับปรุงเพิ่มเติมตามความต้องการจากการใช้งานจริง
การเริ่มใช้งานและปรับระบบให้มีเสถียรภาพ
เช่นเดียวกับโครงการวางระบบจริงทั่วไป การ Go-Live ครั้งแรกไม่ได้สมบูรณ์แบบทั้งหมด ยังมีปัญหา การปรับแก้ และข้อสงสัยจากการใช้งานที่ต้องดำเนินการหลังเปิดระบบ
อย่างไรก็ตาม ช่วงเวลานี้เองที่เป็นบทพิสูจน์ความสำเร็จของโครงการอย่างแท้จริง
ทีมงานทำงานร่วมกับลูกค้าอย่างใกล้ชิดเพื่อแก้ไขปัญหา สนับสนุนผู้ใช้งาน และสร้างเสถียรภาพในการดำเนินงานประจำวัน เราไม่ได้มอง Go-Live เป็นจุดสิ้นสุดของโครงการ แต่เป็นจุดเริ่มต้นของช่วง Stabilization ซึ่งการใช้งาน ธุรกรรม และสถานการณ์ทางธุรกิจจริงจะช่วยตรวจสอบและปรับปรุงการตั้งค่าระบบให้เหมาะสมยิ่งขึ้น
ปัจจุบันระบบถูกนำมาใช้รองรับการดำเนินงานประจำวันของบริษัทในเครือโรงพยาบาลแล้ว และทีมงานยังคงให้การสนับสนุนเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นและมั่นใจ
ผลลัพธ์ทางธุรกิจ
การวางระบบครั้งนี้ช่วยให้ลูกค้ามีรากฐาน ERP สำหรับการดำเนินงานด้าน Healthcare ที่ครอบคลุมหลายบริษัท
ผลลัพธ์สำคัญ ได้แก่
- กระบวนการทำงานที่เชื่อมโยงตั้งแต่จัดซื้อ รับสินค้า คลังสินค้า ไปจนถึงบัญชี
- ระบบ ERP ศูนย์กลางที่รองรับ 4 บริษัทในเครือภายใต้ระบบเดียว
- เพิ่มความสามารถในการมองเห็นข้อมูลการดำเนินงานระหว่างหน่วยธุรกิจ
- เพิ่มความพร้อมสำหรับการเชื่อมต่อระบบ HIS ในอนาคต
- เริ่มใช้งานระบบได้รวดเร็วขึ้นด้วยฟังก์ชันมาตรฐานของ Odoo ในระยะแรก
- มีการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องหลัง Go-Live เพื่อสร้างเสถียรภาพในการดำเนินงาน
- วางรากฐานสำหรับปรับปรุงกระบวนการและขยายระบบในอนาคต
ความสำเร็จที่สำคัญที่สุดไม่ใช่เพียงการเปิดใช้งานระบบ แต่คือการช่วยให้ลูกค้าเปลี่ยนผ่านจากโครงการวางระบบสู่การใช้งานจริงในองค์กร
ปัจจัยแห่งความสำเร็จ
ปัจจัยสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนโครงการ ได้แก่
- การแบ่งขอบเขตระหว่างการวางระบบ ERP มาตรฐานและการเชื่อมต่อ HIS ในอนาคตอย่างชัดเจน
- การใช้ฟังก์ชันมาตรฐานของ Odoo เพื่อให้วางระบบได้อย่างรวดเร็ว
- การออกแบบระบบให้รองรับหลายบริษัทในเครือภายใต้ ERP เดียว
- ความร่วมมืออย่างใกล้ชิดระหว่างทีมลูกค้าและทีมวางระบบ
- การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องในช่วง Go-Live และ Stabilization
- การให้ความสำคัญกับความพร้อมในการใช้งานจริง ไม่ใช่เพียงการตั้งค่าระบบ
- ความยืดหยุ่นในการแก้ไขปัญหาและปรับปรุงระบบหลังเปิดใช้งาน
ความคิดเห็นจากลูกค้า
“ทางโรงพยาบาลขอชื่นชม V Group Consulting & Solutions ที่ช่วยยกระดับระบบสารสนเทศของโรงพยาบาล เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและการดูแลผู้ป่วย สิ่งที่ประทับใจมากที่สุดคือความมุ่งมั่นของทีมงานที่ให้การสนับสนุนเกินกว่าขอบเขตโครงการ ทั้งการฝึกอบรมและการช่วยเหลืออย่างต่อเนื่อง แม้โครงการจะเสร็จสิ้นแล้ว”
“ในฐานะผู้บริหารด้าน IT เสถียรภาพของระบบและความสำเร็จในระยะยาวถือเป็นสิ่งสำคัญที่สุด V Group เข้าใจความท้าทายของเราได้อย่างรวดเร็ว และผสานความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคเข้ากับความเข้าใจทางธุรกิจได้อย่างลงตัว แนวทางการทำงานร่วมกันช่วยสร้างผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม และวางรากฐานที่แข็งแกร่งและยั่งยืนสำหรับอนาคตของโรงพยาบาล”
บทสรุป
การวางระบบ ERP สำหรับธุรกิจ Healthcare ต้องอาศัยทั้งโครงสร้างที่ชัดเจนและความยืดหยุ่น กลุ่มโรงพยาบาลต้องการระบบที่สามารถเปิดใช้งานได้ภายในระยะเวลาที่เหมาะสม พร้อมรองรับการควบคุม การตรวจสอบย้อนหลัง การดำเนินงานหลายบริษัท และการเชื่อมต่อระบบในอนาคต
ผ่านโครงการนี้ V Group Consulting & Solutions ได้สนับสนุนโรงพยาบาลขนาดใหญ่แห่งหนึ่งในกรุงเทพฯ ฝั่งตะวันออก ในการวางรากฐานระบบ Odoo ERP สำหรับ 4 บริษัทในเครือ ครอบคลุมกระบวนการจัดซื้อ รับสินค้า คลังสินค้า และบัญชี
ปัจจุบันโครงการได้เปลี่ยนผ่านจากการวางระบบสู่การสนับสนุนการดำเนินงานประจำวัน โดยขั้นตอนสำคัญถัดไปคือการเสริมประสิทธิภาพระบบให้ใช้งานได้ราบรื่นยิ่งขึ้น และเตรียมพร้อมสำหรับการเชื่อมต่อ HIS ในอนาคต
นี่คือ Digital Transformation ที่นำไปปฏิบัติได้จริง เริ่มจากกระบวนการที่จำเป็น เปิดใช้งานอย่างมีการควบคุม สนับสนุนผู้ใช้งานจริง และปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่องจากประสบการณ์ใช้งาน
สนใจยกระดับประสิทธิภาพและเชื่อมโยงกระบวนการดำเนินงานของธุรกิจคุณหรือไม่?
บริษัท วี กรุ๊ป คอนซัลติ้ง แอนด์ โซลูชั่นส์ จำกัด
- เพราะความสำเร็จของคุณคือหัวใจของเรา -
V Group ยกระดับการบริหารจัดการกลุ่มโรงพยาบาลด้วยระบบ ERP รองรับการดำเนินงานหลายหน่วยงานและหลายนิติบุคคล