เปลี่ยนความท้าทายในการดำเนินงานให้เป็นมูลค่าทางธุรกิจที่วัดผลได้

V Group Consulting & Solutions ได้ร่วมมือกับโรงพยาบาลพัฒนินทร์ในการดำเนินการระบบ ERP ที่สนับสนุนการจัดซื้อ การจัดการสินค้าคงคลัง การบัญชี และการเชื่อมต่อกับระบบข้อมูลโรงพยาบาล (HIS) ที่มีอยู่ของโรงพยาบาล

ที่สำคัญกว่านั้น ข้อเสนอแนะแบบจริงจากผู้ใช้จริงแสดงให้เห็นว่าระบบที่นำไปใช้งานนั้นสร้างคุณค่าทางธุรกิจที่เป็นรูปธรรม — ลดภาระงานและค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่, ปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน, เสริมสร้างการควบคุม, และทำให้การทำงานในแต่ละวันรวดเร็วและสะดวกสบายยิ่งขึ้น.

ลดภาระงานจัดซื้อ

จากมุมมองของทีมจัดซื้อ หนึ่งในผลลัพธ์ที่สำคัญที่สุดคือการลดภาระงานในการดำเนินงานและค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่ตลอดกระบวนการ PR/PO

“จากมุมมองของทีมจัดซื้อ แม้ว่าโรงพยาบาลจะใช้ระบบ ERP มาเป็นระยะเวลาสั้น ๆ แต่ผลลัพธ์ชัดเจนแสดงให้เห็นว่าระบบนี้ได้กลายเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการเอาชนะข้อจำกัดในการดำเนินงาน ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และลดภาระงานและต้นทุนที่ซ่อนอยู่ในกระบวนการจัดซื้อ PR/PO อย่างมีนัยสำคัญ”

คุณนิภาพร ขมิ้นทอง
ฝ่ายจัดซื้อ โรงพยาบาลภัทรินทร์​

ลดงานซ้ำซ้อนด้วยระบบเติมสินค้าอัตโนมัติ

การกำหนดระดับสินค้าคงคลังขั้นต่ำและสูงสุด (Min-Max) ช่วยระบุช่วงเวลาที่ควรเติมสินค้า และรองรับการสร้างใบขอใบเสนอราคา (RFQ) โดยอัตโนมัติ ลดภาระการตรวจสอบสต็อกด้วยมือ และช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการได้ก่อนสินค้าหมด

ทำงานได้เร็วขึ้นพร้อมสถานะการซื้อที่ชัดเจน

ระบบมีการติดตามกระบวนการทำงานที่ชัดเจนตลอดวงจรการจัดซื้อ — ตั้งแต่การขอราคา (RFQ) และใบสั่งซื้อ ไปจนถึงการรับสินค้า ผู้ใช้สามารถดูสถานะของแต่ละธุรกรรมและติดตามความก้าวหน้าได้โดยไม่ต้องตรวจสอบเอกสารซ้ำหรือติดตามกับฝ่ายต่าง ๆ ด้วยตนเอง

การควบคุมที่เข้มแข็งขึ้นและความเสี่ยงการฉ้อโกงที่ลดลง

การทำงานของการอนุมัติสามารถกำหนดค่าได้ตามตารางอำนาจของโรงพยาบาลและระดับการอนุมัติทางการเงิน ซึ่งช่วยเสริมสร้างการกำกับดูแลและความโปร่งใส ในขณะเดียวกันก็รักษาเส้นทางการตรวจสอบที่แสดงให้เห็นว่าใครเป็นผู้อนุมัติหรือแก้ไขแต่ละธุรกรรม

การซื้อที่รวดเร็วขึ้นและอำนาจการเจรจาที่มากขึ้น

ทีมจัดซื้อสามารถรวมและเปรียบเทียบใบเสนอราคาจากผู้จัดจำหน่ายหลายรายภายในกระบวนการเดียวกัน ซึ่งจะช่วยให้เห็นภาพรวมของราคา เงื่อนไข และระยะเวลาในการจัดส่งได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ทำให้สามารถตัดสินใจในการจัดซื้อได้รวดเร็วขึ้น ในขณะที่ให้โรงพยาบาลมีอำนาจในการเจรจามากขึ้นและช่วยให้เลือกข้อเสนอที่เหมาะสมที่สุด

ลดเอกสารและการบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อน

การเปลี่ยนกระบวนการจัดซื้อเป็นระบบดิจิทัลช่วยลดการใช้กระดาษและพื้นที่จัดเก็บเอกสาร อีกทั้งการเชื่อมต่อกับระบบ HIS ช่วยให้ข้อมูลสินค้าคงคลังที่เกี่ยวข้องสามารถส่งต่อระหว่างระบบ ลดการบันทึกข้อมูลซ้ำและความผิดพลาดจากผู้ใช้งาน

ลดความล่าช้าในกระบวนการอนุมัติ

ระบบแจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติช่วยส่งเอกสาร PR และ PO ไปยังผู้อนุมัติที่เกี่ยวข้อง และแจ้งฝ่ายจัดซื้อเมื่อการอนุมัติเสร็จสิ้น ลดเวลาติดตามสถานะด้วยตนเองและช่วยให้กระบวนการจัดซื้อดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง

ทำให้การดำเนินงานประจำวันของโรงพยาบาลสะดวกยิ่งขึ้น

นอกจากช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นระบบแล้ว ระบบยังรองรับการปรับแก้รายการเมื่อจำเป็น เก็บประวัติการอนุมัติ และช่วยให้ติดตามสถานะได้สะดวกขึ้น

“แม้ผมจะเพิ่งเริ่มใช้งานระบบ ERP ได้ไม่นาน แต่พบว่าระบบสามารถรองรับงานจัดซื้อของโรงพยาบาลภัทรินทร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ครอบคลุมทั้งกระบวนการใบขอซื้อ (PR) และใบสั่งซื้อ (PO) โดยมีขั้นตอนการทำงานที่เป็นระบบตามระดับอำนาจอนุมัติ” 

“ระบบช่วยลดเวลาการจัดการเอกสารและลดการใช้กระดาษ อีกทั้งยังเชื่อมต่อกับระบบ HIS ของโรงพยาบาลเพื่อบริหารจัดการคลังสินค้าและเวชภัณฑ์”

นพ.สมชาย สรานุรักษ์
ผู้ช่วยผู้อำนวยการ โรงพยาบาลภัทรินทร์

 

การดำเนินงานด้านการเงินที่รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น

ฝ่ายบัญชีสะท้อนให้เห็นถึงการปรับปรุงทั้งในด้านการเตรียมงานและการดำเนินธุรกรรมทางการเงินประจำวัน

“หลังจากเริ่มใช้งานระบบจริง ฟังก์ชันด้านการเงินใช้งานได้สะดวก ทั้งการออกใบแจ้งหนี้ การรับชำระเงิน การตรวจสอบรายการ การคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย และการจัดทำรายงานทางการเงิน สามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง”

คุณเยาวภา สงครามพล
หัวหน้าฝ่ายบัญชีและการเงิน โรงพยาบาลภัทรินทร์

ระบบ ERP ที่นำมาใช้งานยังรองรับการบริหารสินทรัพย์ ช่วยให้ฝ่ายบัญชีสามารถจัดการค่าเสื่อมราคาและรายการที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์ได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น

คุณค่าทางธุรกิจที่ได้รับ

ความคิดเห็นจากลูกค้าสะท้อนให้เห็นถึงประโยชน์ในหลายด้าน ได้แก่

• ลดภาระงานและต้นทุนแฝง: ลดงานธุรการตลอดกระบวนการจัดซื้อ PR/PO
• เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน: ลดเวลาจัดเตรียมเอกสาร ติดตามรายการ และตรวจสอบการอนุมัติ
• เพิ่มอำนาจต่อรองในการจัดซื้อ: เปรียบเทียบผู้ขายได้ดีขึ้น ช่วยให้ตัดสินใจรวดเร็วและต่อรองได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• เสริมการควบคุมภายใน: ระบบอนุมัติตามอำนาจหน้าที่ ความโปร่งใส และประวัติการตรวจสอบช่วยลดความเสี่ยงด้านทุจริต
• ลดการใช้เอกสาร: กระบวนการดิจิทัลช่วยลดกระดาษและงานธุรการซ้ำซ้อน
• ลดข้อผิดพลาดจากผู้ใช้งาน: การเชื่อมต่อระหว่างระบบช่วยลดการบันทึกข้อมูลซ้ำ
• เพิ่มประสิทธิภาพงานการเงิน: การออกใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย การตรวจสอบ และการจัดทำรายงานรวดเร็วและถูกต้องยิ่งขึ้น
• เข้าถึงระบบได้สะดวก: ระบบผ่านเว็บช่วยให้ผู้ใช้งานทำงานได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เหมาะสม
• การดำเนินงานราบรื่นขึ้น: กระบวนการที่เชื่อมโยงกันและข้อมูลที่ชัดเจนช่วยให้แต่ละทีมทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ดูแลและสนับสนุนอย่างต่อเนื่องหลัง Go-Live

ความร่วมมืออย่างต่อเนื่องช่วยให้การปรับปรุงระบบเกิดจากประสบการณ์ใช้งานจริง ไม่ได้สิ้นสุดลงเพียงแค่การส่งมอบระบบ

“หลังจากเปิดใช้งานระบบ เมื่อมีข้อสงสัยหรือปัญหา ทีม Support ก็ให้ความช่วยเหลือและคำแนะนำเป็นอย่างดี”

คุณเยาวภา สงครามพล หัวหน้าฝ่ายบัญชีและการเงิน โรงพยาบาลภัทรินทร์

“ขอขอบคุณทีมงานที่รับฟังความต้องการของเรา ออกแบบกระบวนการทำงานให้เหมาะสม และให้การสนับสนุนกระบวนการทำงานและเครื่องมือที่เราใช้งานอย่างต่อเนื่อง”

นพ.สมชาย สรานุรักษ์ ผู้ช่วยผู้อำนวยการ โรงพยาบาลภัทรินทร์

จากการวางระบบ ERP สู่คุณค่าทางธุรกิจ

ความสำเร็จของการวางระบบ ERP ไม่ได้วัดจากจำนวนฟังก์ชันที่ติดตั้ง แต่วัดจากการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับธุรกิจ

สำหรับโรงพยาบาลภัทรินทร์ ความคิดเห็นจากผู้ใช้งานจริงสะท้อนถึงผลลัพธ์ที่ชัดเจน ทั้งการลดภาระงานและต้นทุนแฝง กระบวนการที่รวดเร็วขึ้น การควบคุมที่ดีขึ้น อำนาจต่อรองที่เพิ่มขึ้น การลดเอกสาร งานการเงินที่มีประสิทธิภาพ และความยืดหยุ่นในการทำงานประจำวัน

ผลลัพธ์เหล่านี้สะท้อนแนวทางของ V Group Consulting & Solutions ที่มุ่งทำความเข้าใจความท้าทายในการดำเนินงานของลูกค้า นำเทคโนโลยีมาใช้ให้สอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจจริง และสนับสนุนผู้ใช้งานอย่างต่อเนื่องเมื่อความต้องการเปลี่ยนแปลงไป

ก้าวสู่ Digital Transformation ของคุณ 

การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จต้องอาศัยมากกว่าแค่การติดตั้งซอฟต์แวร์ ที่ V Group Consulting & Solutions เราทำงานเคียงข้างทีมงานของคุณ เพื่อส่งมอบโซลูชัน ERP ที่ปรับให้เหมาะกับธุรกิจและรองรับความสำเร็จในระยะยาว V Group Consulting & Solutions — เราดำรงอยู่เพื่อความสำเร็จของคุณ

ติดต่อเรา

บริษัท วี กรุ๊ป คอนซัลติ้ง แอนด์ โซลูชั่นส์ จำกัด
- เพราะความสำเร็จของคุณคือหัวใจของเรา -